Wie Navan mit Optro AI eine Connected-Risk-Strategie aufgebaut hat

Navan ist ein weltweit tätiger Lösungsanbieter für Reisemanagement und Spesen, dessen Mission es ist, das Reisen einfach zu gestalten. Das Unternehmen treibt Innovation konsequent voran, indem es neue Technologien nutzt und kreative Lösungen entwickelt.

Erfahren Sie, wie Optro Erin Dempsey Heuwetter (Head of Audit, Risk, and Compliance) und Ricky Waldron (Director of Security Audit and GRC) dabei unterstützt hat, bei Na van mithilfe von KI die Produktivität zu optimieren und Innovationen zu fördern.

Die Herausforderung: Aufbau effizienter Prozesse mit einem kleinen Team

Die größte Herausforderung für Navan bestand darin, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, ohne dabei Kompromisse bei Vertrauen, Sicherheit oder Compliance einzugehen. Die meisten Abläufe basierten auf einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen, wodurch fragmentierte Datensilos entstanden. Dies behinderte die Entscheidungsfindung in Echtzeit, bremste die Innovation aus und beeinträchtigte die Zusammenarbeit im Team.

Heuwetter führt aus: „Es gab Unmengen von Tabellenkalkulationen mit unterschiedlichen Spalten und Tabellen. Jedes Team und jede Abteilung hatte eigene Dateien mit individuellen Daten und Informationen, die im Blick behalten werden mussten. Das Ganze wurde völlig unüberschaubar und bot keine gute Grundlage für die Zukunft.“

Die Situation wurde durch folgende Umstände zusätzlich erschwert:

• Ein kleines Team mit begrenzten Ressourcen
• Große Mengen an Kundendaten
• Veraltete Dokumentationsmethoden, die zu inkonsistenten Datensätzen führten

Ziel war es, diese Herausforderungen zu bewältigen und Abläufe zu optimieren. Dadurch sollten Routineaufgaben auf ein Minimum reduziert werden, damit sich das Team auf wichtigere Prozesse konzentrieren konnte. Dazu gehörte auch die Verbesserung der Dienstleistungen für Kunden.

Die Lösung: Optro AI als Ersatz für Datensilos

Connected Risk umfasst zahlreiche miteinander verbundene Elemente. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Bereitstellung standardisierter Daten, die teamübergreifend genutzt werden können. Navan entschied sich für Optro, um eine zentrale Datenquelle zu schaffen und voneinander getrennte Systeme durch eine einheitliche Plattform zu ersetzen. So sprechen alle Abteilungen in puncto GRC nun dieselbe Sprache.

Darüber hinaus führte die KI-gestützte Connected Risk Plattform von Optro neue Technologien ein, die bestimmte Prozesse, darunter auch die Datenanalyse, automatisieren können. Dies ist besonders wichtig angesichts der großen Informationsmengen, die ein Unternehmen wie Navan täglich verarbeiten muss.

Ricky Waldron, Director of Security Audit and GRC bei Navan: „Mit Optro können wir über eine einzige Plattform und einen zentralen Kommunikationskanal kommunizieren, Akzeptanz schaffen und das Bewusstsein stärken. Unsere Mitarbeiter müssen sich nicht mehr in verschiedene Systeme einloggen, um vielleicht nur einmal im Jahr eine einzelne Aufgabe zu erledigen und anschließend zu vergessen, wofür das jeweilige System überhaupt da ist.“

Das Ergebnis: Alles unter einem Dach vernetzt

Nach der Einführung von Optro verzeichnete Navan nahezu sofort Verbesserungen. Das Unternehmen ist nun in der Lage, Risiken zu kommunizieren, Feststellungen zu erfassen und zu verwalten sowie die Ergebnisse an die Unternehmensleitung weiterzugeben – und das alles über eine einzige Plattform. Navan nutzt Optro außerdem, um Daten aus bestehenden Systemen in einer zentralen Plattform zusammenzuführen, auf die alle Teammitglieder für Sicherheits-, Compliance- und weitere Aufgaben zugreifen können.

Optro ermöglicht die Automatisierung einfacher Kontrollaufgaben und der Datenanalyse, darunter Anbieterprüfungen, das Erstellen von Onboarding-Dokumenten und die jährliche Neuvalidierung. Dies half dem Unternehmen, seine Geschäftstätigkeit auszubauen und die Effizienz zu steigern. KI-gestützte Automatisierung ersetzt die manuelle Durchsicht von Daten. Dadurch gewinnen die Teams Zeit, sich stärker auf Strategie und Kundenbeziehungen zu konzentrieren. Ricky Waldron, Director of Security Audit and GRC bei Navan, erklärt:

„Optro AI wird es uns ermöglichen, robuste Kontrollen einzurichten und die Plattform Aufgaben automatisiert ausführen zu lassen. Wir können uns dann darauf konzentrieren, enger mit der Unternehmensführung zusammenzuarbeiten, um strategische Fortschritte zu machen. Die KI hilft uns, Daten so aufzubereiten, dass fundierte Entscheidungen getroffen werden können.“

Mit Optro AI zu neuen Höhenflügen

Navan setzt seinen Innovations- und Wachstumskurs fort und Optro begleitet das Unternehmen dabei mit KI-gestützten Lösungen. Genau wie Navan können auch Sie Ihre Abläufe optimieren, GRC zentralisieren und kleinere Aufgaben automatisieren, sodass mehr Zeit für Ihre Kunden bleibt.

Erfahren Sie, wie Sie mit Optro Innovationen vorantreiben und Daten zentralisieren können, oder vereinbaren Sie noch heute einen Termin für ein Gespräch mit unserem Team..

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